今日のビジネスシーンでは、電子契約サービスの利用が不可欠になってきています。その中でも「クラウドサイン」は、安全性と利便性を兼ね備えた日本を代表する電子契約サービスです。本ブログでは、クラウドサインの概要から具体的な利用方法まで、わかりやすく解説していきます。電子契約への理解を深め、業務の効率化を図るためのヒントが満載ですので、ぜひ参考にしてみてください。
Contents
1. クラウドサインとは何か?
クラウドサインは、日本の電子契約市場でリーダーとなっている信頼できる電子契約サービスです。弁護士監修のもとに提供されているため、利用者は法的に安心して契約を行うことができます。
クラウドサインの特徴
クラウドサインはクラウド型の電子契約サービスです。以下はクラウドサインの特徴です。
- 弁護士監修による安心・安全なサービスの提供
- 高いセキュリティ対策による外部からの不正アクセスや改ざんの防止
- 主要な外部システムとの連携が可能
- 法人だけでなく個人との契約にも利用できる
クラウドサインの利点
クラウドサインの利用には以下のメリットがあります。
- 時間の短縮: 電子化された契約業務により、契約締結までの時間を短縮できます。
- コンプライアンスとセキュリティの強化: クラウドサインは高いセキュリティ対策がなされており、法的要件や情報漏えいのリスクを軽減します。
- コスト削減: 郵送代や保管代、印紙税の削減により、経費を節約できます。
クラウドサインの利用例
クラウドサインは個人との契約だけでなく、法人の契約にも幅広く利用されています。以下はクラウドサインの具体的な利用例です。
- フリーランスの業務委託契約
- 従業員の雇用契約
- 取引先との契約
また、クラウドサインは主要な外部システムとの連携が可能です。既存のシステムと連携することで業務の効率化や利便性の向上が図れます。
クラウドサインは日本の電子契約市場で優れた知名度と人気を誇り、安心・安全な電子契約を実現するために選ばれています。企業の規模やニーズに合わせて適切なプランを選択することで、効率的かつ円滑な契約締結が可能です。
2. クラウドサインの利用メリット
クラウドサインを利用すると、以下のような利点があります。
メリット1: 契約スピードの向上
- クラウド電子契約サービスを利用することで、契約締結までのスピードが大幅に向上します。伝統的な紙文書のやり取りにかかる時間や郵送の遅延などの問題がなくなります。
- クラウド上での電子署名を活用することで、即座に契約を締結することができます。
メリット2: コスト削減
- 伝統的な紙での契約に比べて、印刷や印紙、郵送などのコストを大幅に削減することができます。
- 契約書1通ごとの費用が削減されるため、大量の契約書を取り扱う場合でも経済的です。
メリット3: 書類管理の効率化
- クラウド上で契約書類を保存することで、ファイリングや保管場所の問題を解決することができます。
- クラウドサービスを利用することで、バックアップやセキュリティの面でも安全に契約書を管理することができます。
これにより、クラウドサインの利用は契約手続きをスムーズかつ効率的に行うことができます。
3. クラウドサインのデメリット
クラウドサインの利用にはいくつかのデメリットがあります。以下にその一部をご紹介します。
1. 送信件数に応じて課金される
- クラウドサインを利用する際には、契約書を送信するごとに200円の送信代がかかります。大量に契約締結を行う場合は費用がかさんでしまいます。1件あたりの送信代が競合サービスと比較して高めであることも考慮すべきです。
2. 契約書ファイル形式はPDFのみ
- クラウドサインでは、契約書のファイル形式がPDFに制限されています。契約書を修正する際には、文書作成ソフトで契約書を作り直し、PDF化して再アップロードする必要があります。競合サービスでは、GoogleドキュメントやWord形式の契約書にも対応しているため、クラウドサインは一歩遅れていると言えます。
3. 契約種別ごとの権限設定ができない
- クラウドサインでは、契約単位で参照権限設定を付与することができません。つまり、部署ごとなど、権限設定単位でクラウドサインを導入する必要があります。特に個人情報を取り扱う人事部の契約書などは、単独で導入することがおすすめされますが、その場合には月額コストが増加する可能性があります。
これらが、クラウドサインのデメリットです。利用を検討する際には、これらの点を考慮して適切な選択をすることが重要です。
4. 企業規模やニーズに合わせた適切なプランの選び方
企業が「クラウドサイン」を導入する際には、自社の規模やニーズに合わせて適切なプランを選ぶことが重要です。以下では、プランの選び方について詳しく説明します。
4.1 企業規模に応じたプランの選択
「クラウドサイン」は、企業の規模に応じて利用するプランを選ぶことができます。おすすめのプランは次のとおりです。
- Standardプラン：基礎機能が備わっており、月額10,000円（税込11,000円）で利用できます。紙の書類を管理したい企業に適しています。
- Standard plusプラン：月額20,000円（税込22,000円）で利用できるプランです。紙書類PDFのインポート機能が付いており、従来の紙の書類を管理したい企業に適しています。
- Businessプラン：セキュリティ・リスク管理を重視する企業におすすめのプランです。月額100,000円（税込110,000円）で利用できます。
また、基本機能が無料で使える「Freeプラン」もありますが、月5件までの送信件数や1名のユーザー数、1年間の電子署名の検証可能期間などに制約がありますので、実際の運用には向いていません。検証目的で利用する際にのみ利用することをおすすめします。
4.2 プラン選択のポイント
プランを選ぶ際には、以下のポイントに注意しながら検討しましょう。
- 必要な機能：自社のニーズに合った機能が備わっているかを確認しましょう。例えば、紙書類のインポート機能やセキュリティ機能を必要とするかを考慮してください。
- 月額費用：プランごとに異なる月額固定費がかかりますので、予算に合わせて検討しましょう。ただし、安価なプランを選ぶ場合には、機能や利用制限に注意が必要です。
- 契約数やユーザー数：契約数やユーザー数が制限されているプランもありますので、自社の規模に合わせて適切なプランを選びましょう。
4.3 カスタマーサポートについて
「クラウドサイン」は、利用中に問題が発生した場合に備えて、カスタマーサポートが提供されています。導入前に、カスタマーサポートの内容や対応時間帯などを確認し、自社のニーズに合ったサポートを選ぶようにしましょう。
以上が、企業規模やニーズに合わせて適切な「クラウドサイン」のプランを選ぶためのポイントです。自社の要件をよく把握し、十分な検討を行った上でプランを選びましょう。
5. クラウドサインの具体的な利用手順
以下に、クラウドサインの具体的な利用手順を紹介します。
ステップ 1: アカウントの作成とログイン
まず、クラウドサインの公式ウェブサイトにアクセスして、アカウントを作成します。必要事項を入力してアカウントの作成を完了し、ログインします。
ステップ 2: 契約書のアップロード
ログイン後、ダッシュボードが表示されます。左側のメニューから「契約書のアップロード」を選択します。アップロードする契約書はPDF形式である必要があります。必要なファイルを選択し、アップロードします。
ステップ 3: 署名箇所の設定
契約書がアップロードされると、署名箇所の設定が必要です。クラウドサインのインターフェースを使用して、契約書内でどこに署名が必要かを指定します。複数の署名箇所を設定することもできます。
ステップ 4: 署名者の招待
次に、契約書に署名が必要な相手に招待を送ります。クラウドサインのインターフェースを使用して、相手のメールアドレスを入力し、署名の招待を送信します。相手は招待メールを受け取り、クラウドサインのリンクをクリックして契約書にアクセスします。
ステップ 5: 署名の確認と承認
署名を依頼された相手は、クラウドサインのリンクをクリックして契約書にアクセスします。契約書を確認し、クラウドサインのインターフェースを使用して署名を行います。署名が完了すると、クラウドサインによって自動的に契約書が承認されます。
ステップ 6: 完了と保管
署名が完了し、契約書が承認されると、クラウドサインは署名済みの契約書を自動的に保管します。ダッシュボードから保管された契約書にアクセスすることができます。
これらが、クラウドサインの具体的な利用手順です。正確に手順を実行することで、簡単に電子契約を作成し、署名まで行うことができます。クラウドサインの利用により、契約手続きの効率化とビジネスプロセスの改善に繋がります。
まとめ
クラウドサインは電子契約の分野で信頼と実績のあるサービスです。時間やコストの削減、書類管理の効率化などの多くのメリットがあり、企業の規模やニーズに合わせて適切なプランを選択できるのが特徴です。デメリットもありますが、慎重な検討と上手な活用により、円滑な契約締結を実現できます。クラウドサインを活用することで、ビジネスプロセスの改善とさらなる成長につなげていくことができるでしょう。
よくある質問
クラウドサインの課金方式はどのようになっているのですか?
クラウドサインの利用にはサービス提供元への送信代が発生し、契約書1通につき200円の費用がかかります。また、プラン別に月額固定費用が設定されており、企業の規模やニーズに合わせて適切なプランを選択する必要があります。
クラウドサインで扱える契約書のファイル形式には制限はありますか?
クラウドサインでは、契約書のファイル形式がPDFに限定されています。そのため、Word形式の契約書を使用する場合は、PDF形式に変換する必要があります。この点では、GoogleドキュメントやWord形式にも対応している競合サービスと比べると、クラウドサインは制限が大きいと言えます。
クラウドサインでは契約書の権限設定はどのように行えますか?
クラウドサインでは、契約単位での参照権限設定しかできません。部署ごとなどの権限設定単位で導入する必要があるため、特に個人情報を扱う人事部門の契約書の場合は、単独で導入することをおすすめします。ただし、この場合には月額コストが増加する可能性があります。
クラウドサインのカスタマーサポートはどのような内容ですか?
クラウドサインは、利用中に問題が発生した場合に備えてカスタマーサポートを提供しています。導入前に、サポートの内容や対応時間帯などを確認し、自社のニーズに合ったサポートを選ぶことが重要です。