Notionはクラウド上であらゆる情報をシームレスに管理することができる革新的なメモアプリケーションです。しかし、多機能であるがゆえに、その使い方を習得するまでには少し時間がかかるかもしれません。このブログでは、Notionの基本的な使い方から活用方法まで具体的に解説していきます。リモートワークや在宅勤務をはじめとする現代の働き方に適した、あなたの仕事を効率化するためにNotionを最大限活用しましょう。今回は、「notion 使い方」というテーマでまとめていきますので、ぜひ参考にしてみてください。
Contents
1. Notion（ノーション）とは
Notion（ノーション）は、メモ、ドキュメント、タスク、プロジェクトなどをクラウド上で管理することができるメモアプリケーションサービスです。このツールは、アメリカ・サンフランシスコのスタートアップ企業であるNotion Labsによって開発されました。Notionは、2018年にリリースされた比較的新しいツールですが、その万能性と使い勝手の良さから世界中で利用者を獲得し、現在では400万人以上のユーザーがいます。
Notionは、主に以下の特徴を持っています：
– U/Iがシンプルでスタイリッシュ：Notionは、シンプルで美しいインターフェースを採用しており、使いやすさと操作性に優れています。
-ショートカットが充実し動作が素早い：Notionは、豊富なショートカット機能を搭載しており、迅速な操作が可能です。
– 無料プランでも端末制限数がない：Notionの無料プランは、端末制限数の設定がないため、複数のデバイスで利用することができます。
– データベースとして利用可能：Notionは、情報を自分の好みのスタイルで整理・管理することができるデータベースの機能も持っています。
Notionは、個人だけでなく、チームでの利用にも適しています。また、その用途も多岐にわたります。例えば、メモやドキュメントの作成、タスク管理、プロジェクトの進捗管理、社内の情報やノウハウを蓄積・共有する「社内wiki」の作成など、アイデア次第でさまざまな場面で活用することができます。
Notionは2022年11月に日本語版がリリースされ、さらに使いやすくなりました。Notionを使えば、仕事の効率化や情報の整理が簡単に行えるため、リモートワークや在宅勤務などの個人のワークスタイルに合わせた働き方を実現するのに役立つツールです。次のセクションでは、Notionの主な特徴について詳しく解説します。
2. Notionの主な特徴
Notionは、多機能なドキュメント編集ツールとして利用することができます。以下にNotionの主な特徴を紹介します。
多機能なドキュメント編集機能
Notionは、メモ作成だけでなく、ToDoリストの追加、見出しの設定、区切り線の挿入など、豊富な編集機能を提供しています。さらに、テーブルやカレンダーなどのデータベースも追加でき、カスタマイズ性も高いです。これにより、議事録の作成や社内のWiki作成、タスク管理など、さまざまな用途に合わせたドキュメントの編集が可能です。
リアルタイムな共同編集
Notionは共同作業に特化しており、リアルタイムでの共同編集が可能です。作成したページを他のユーザーと共有することで、同時に編集することができます。共有リンクを生成し、1人や少数のユーザーとドキュメントを共有する場合でも、チームでの共同作業の場合でも、リアルタイムな共同編集が可能です。さらに、メンション機能も備えており、同じ空間にいないユーザーともコメントのやり取りができます。また、異なるデバイスからの同時編集も可能です。
無料プランでも充実した機能
Notionは無料プランでも多くの機能を利用することができます。個人利用ではドキュメントのブロック数に制限がありませんし、同時編集や他のユーザーの招待、外部サービスとの連携などの基本機能を利用することができます。無料プランは個人利用や小規模なチームでの共同作業に適しており、必要な機能を十分に活用することができます。ただし、大容量のファイルを扱いたい場合や多くのユーザーと共同作業をしたい場合には、有料プランを検討することをおすすめします。
他ツールからのデータインポートが可能
Notionでは、他のツールから簡単に情報をインポートすることができます。プレーンテキストやマークダウン形式、Microsoft Word、CSV、HTMLなど、さまざまなファイル形式のデータを取り込むことができます。また、Google DocsやEvernote、Trello、Confluenceなどのツールで管理しているデータも取り込むことができます。他ツールで管理しているデータをNotionに移行する際には、ファイル形式の変換や他ツールのアカウントでNotionへのアクセスを許可する必要があります。
ドキュメント上でのデータベース作成
Notionでは、ドキュメント上で簡単にデータベースを作成することができます。テーブルを追加して情報を表形式で管理することができます。表示形式としてはテーブル、ボード、リスト、タイムライン、カレンダー、ギャラリーから選択することができます。タスクやプロジェクトの管理に活用する場合には、タグの設定を行って優先度を可視化することも可能です。他のデータベースやNotionページも追加することができるため、さまざまなデータを可視化し一元化するのに便利です。
3. Notionの生成AIツール「Notion AI」について
Notion AIは、Notion内で使用できるAIアシスタント機能です。この機能を利用することで、作業効率が向上し、優先度の高い業務に集中することができます。
3.1 Notion AIの搭載機能
Notion AIには、以下のような機能があります。
3.1.1 既存コンテンツの要約
Notion AIは、ワークスペース内の議事録や他のコンテンツを分析して、やるべきことのリストを作成することができます。さらに、要約文の作成やリサーチ、営業電話のメモから重要なポイントを抽出することも可能です。
3.1.2 既存コンテンツの文章のリライト
Notion AIは、文章のリライトもサポートしています。具体的には、スペルや文法の修正、翻訳、語調やトーンの変更、文章量の調整、専門用語の説明など、さまざまな修正を行うことができます。
3.1.3 アイデアのブレインストーミング
Notion AIは、アイデアのブレインストーミングを支援します。アイデアを生み出し、大まかなドラフトを作成することができます。
3.2 Notion AIの制約
一方で、Notion AIには制約も存在します。以下のような制約があります。
- 誤った情報や有害なコンテンツが出力される可能性がある
- 不正確な情報や古い情報の出力がある可能性がある
- バイアスのかかった内容が出力される可能性がある
3.3 Notion AIの料金プラン
Notion AIは、Notionの料金プランにアドオンオプションとして追加されます。無料版ではNotion AIの利用に制限がありますが、有料版では制限がなくなります。
以下はNotionの料金プランとNotion AIの料金です。
- Notionの契約内容: フリー
- Notionの料金: 無料
- Notion AIの料金: 無料（20応答まで）
- Notionの契約内容: 無料
- Notionの料金: 10ドル/人
- Notion AIの料金: 8ドル/人
- Notionの契約内容: プラス（年払い8ドル/人、月払い10ドル/人）
- Notionの料金: 年払い8ドル/人、月払い10ドル/人
- Notion AIの料金: 無制限
- Notionの契約内容: ビジネス（年払い15ドル/人、月払い18ドル/人）
- Notionの料金: 年払い15ドル/人、月払い18ドル/人
- Notion AIの料金: 無制限
- Notionの契約内容: エンタープライズ（要問い合わせ）
- Notionの料金: 要問い合わせ
- Notion AIの料金: 要問い合わせ
3.4 Notion AIの競合他社との料金比較
Notion AIは他のAIツールと比較しても料金がリーズナブルです。以下の表はNotion AIと一部の他のツールの月額料金を比較したものです。
| ツール名 | 月額料金/人 | 文章のリライト | 初稿の作成 | プロジェクトへのアクセス | テキスト編集 |
|---|---|---|---|---|---|
| Notion AI | 10ドル | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| ChatGPT Plus | 20ドル | 〇 | 〇 | – | – |
| Grammarly Premium | 12ドル～ | 〇 | – | 〇 | – |
| Jasper | 49ドル～ | 〇 | 〇 | – | – |
以上のように、Notion AIは他のツールと比較しても月額料金がリーズナブルなため、多くのユーザーにとって魅力的なオプションとなっています。
Notion AIはNotionのユーザーに便利な機能を提供しています。データの要約や文章のリライト、アイデアのブレインストーミングなど、Notion AIを活用することで業務の効率化や生産性の向上に役立てることができます。
4. Notionの主な活用例
Notionは様々な目的で活用できる便利なツールです。以下では、Notionがどのように活用されているかをいくつかの事例を通じてご紹介します。
ドキュメント作成
Notionを利用すれば、仕事のドキュメントを簡単に作成することができます。テキストだけでなく、画像やファイルも保存されるため、メモやマニュアル、議事録など、あらゆる情報を管理するのに役立ちます。ドキュメントはNotion独自のページリンクで紐づけられたり、タグを使って整理されたりすることもできます。さらに、ドキュメントは社内だけでなくインターネット上に公開することも可能です。
社内Wiki
Notionを利用して社内Wikiを作成することもできます。Notionではページ内にページを埋め込んで管理することができます。たとえば、「社内マニュアル一覧」というページに業務ごとのページを作ることができます。また、あらゆる情報をノートにストックして、フォルダでカテゴリごとに分けることもできます。これにより、情報が入り乱れずスムーズに探し出すことができます。
タスク管理（ToDo管理）
Notionのビュー機能を使えば、タスク管理にも役立ちます。ビュー機能とは情報の見え方を変えて、閲覧しやすくする機能のことです。Notionにはボードやカレンダー、ギャラリーなど計6種類のビューが用意されています。たとえば、ボードビューではタスクをカードとして表示し、ドラッグ＆ドロップで進捗を管理することができます。未着手、対応中、完了などのステータスを設定し、タスクを移動させることができます。
Notion AI
Notion AIを活用することで、業務の効率化が可能になります。Notion AIは、メモから要約を作成したり、文章の校正を自動化したりすることができます。ただし、無料版では利用回数に制限がありますので注意が必要です。
Q&A機能の新登場
Notionには新機能として「Q&A機能」が実装されました。ユーザーが質問すると、Notion内に蓄積された情報からAIが回答を見つけ出してくれます。ただし、利用するためには順番待ちになるので、事前にサインアップする必要があります。
以上がNotionの主な活用例です。Notionを使うことで、ドキュメント作成やタスク管理、社内Wikiの作成など、仕事を効率的に行うことができます。ただし、多機能なため簡単には使いこなせないかもしれませんので、しっかりと基礎知識を身につけることが重要です。
5. Notionの料金プランと安全性について
Notion（ノーション）は、料金プランやセキュリティについても多くのオプションを提供しています。以下では、Notionの主な料金プランと安全性について詳しく説明します。
5.1. 料金プラン
Notionには、無料プランを含めて4つの料金プランがあります。各プランは異なる機能や容量を提供しますので、自分やチームのニーズに合わせて選ぶことができます。
5.1.1. フリープラン
- 無料で利用できるプランです。
- 個人利用の場合はブロック数の制限なし。
- チーム利用の場合はブロック制限があります。
5.1.2. プラスプラン
- 年払い：1ユーザーあたり8ドル／月（月払い：10ドル／月）
- 小規模グループでのタスク管理や情報共有に適しています。
- ブロック数の制限なし。
- ファイルのアップロードやチームスペースの利用が無制限になります。
5.1.3. ビジネスプラン
- 年払い：1ユーザーあたり15ドル／月（月払い：18ドル／月）
- 複数のチームを跨いで利用したい企業に適しています。
- ブロック数の制限なし。
- チームスペースの利用やプライベート設定が可能です。
5.1.4. エンタープライズプラン
- お問い合わせが必要です。
- 会社全体の運営に適しています。
- 高度なユーザー管理やセキュリティ設定が提供されます。
5.2. 安全性
Notionは、ユーザーデータの安全性にも配慮しています。以下のセキュリティ対策が提供されています。
- 暗号化: データの転送と保存には128ビットAES暗号化が使用されています。
- ファイルのバックアップ: データのバックアップは定期的に行われ、データの損失を防ぎます。
- アクセス制御: ユーザーのアクセス権限を管理し、セキュリティを強化します。
- シングルサインオン（SSO）: 外部のIDプロバイダーを使用してログインすることができます。
- リモート消去: 端末の紛失や盗難時に、リモートでデータを消去することができます。
以上がNotionの料金プランと安全性についての説明です。個人やチームのニーズに合わせて、最適なプランを選び、安全な環境で業務効率化を図りましょう。
まとめ
Notion（ノーション）は、多機能なドキュメント編集ツールとして利用されることが多いクラウドベースのメモアプリケーションサービスです。メモやドキュメントの作成だけでなく、タスク管理やプロジェクトの進捗管理、社内の情報共有など、さまざまな用途に活用することができます。Notionの特徴としては、シンプルで使いやすいインターフェース、豊富な編集機能、リアルタイムな共同編集などが挙げられます。さらに、Notion AIという機能を使えば、作業効率を向上させることも可能です。無料プランもありますので、まずは試してみてはいかがでしょうか。Notionを使って効率的に業務を進め、生産性を向上させましょう。
よくある質問
Q1. Notionの無料プランで利用できる機能は何ですか？
A1. Notionの無料プランでは、ブロック数の制限がありません。また、ファイルのアップロードやチームスペースの利用も無制限です。
Q2. Notion AIの料金プランはありますか？
A2. Notion AIはNotionの料金プランにアドオンオプションとして追加されます。無料版では利用回数に制限がありますが、有料版では制限がなくなります。
Q3. Notionのセキュリティ対策はどのようになっていますか？
A3. Notionではデータの転送と保存に128ビットAES暗号化を使用しています。また、データのバックアップやアクセス制御、シングルサインオン（SSO）などのセキュリティ対策が提供されています。
Q4. Notionはどのような用途で活用することができますか？
A4. Notionはドキュメント作成、社内Wikiの作成、タスク管理、Notion AIの活用などさまざまな用途で活用することができます。仕事の効率化や情報の整理に役立つツールです。